Med koronaviruspandemi ved å legge ned kontorer over hele verden, tenker utallige selskaper og enkeltpersoner på nytt hvordan arbeidsdagen ser ut. Imidlertid strekker disse endringene seg langt utover antrekk for svett - for mange betyr det også en plutselig flom av videokonferansesamtaler.
Men med mange folk ved hjelp av Zoom og andre videokonferanseplattformer For første gang kan det være to veldig forskjellige ting å logge på et møte og få mest mulig ut av disse videokonferansene. Med hjelp fra eksperter har vi avrundet de definitive dos and donts som vil hjelpe deg med å få alle videokonferansesamtaler til å gå uten problemer.
Gjøre: Hold området bak deg ryddig.
Shutterstock / fizkes
Hvis du ikke vil invitere kollegene dine inn på kontoret uten å rydde opp i det, må du ikke invitere dem inn hjemmekontoret ditt når det er noe mindre enn ryddig.
'Du vil at kolleger skal se hjemmekontoret ditt som pent og organisert,' sier Kristen Southall Watts , forfatter av Den eneste arbeidsdagen . I tillegg til rengjøring av rommet ditt , Anbefaler Watts å unngå et direkte synsfelt til døren, og omorganisere kontoret slik at familiemedlemmer som titter inn ikke blir en del av møtet ditt. ”
Ikke: Plasser datamaskinen under ansiktet.
Shutterstock
Det er viktig å opprettholde god øyekontakt for møter, enten du har dem personlig eller online, så sørg for at kameraet er riktig plassert.
'Alle har vinkler som ser bra ut for dem - men ingen vinkler er fra bakken og ser opp,' sier Flynn Zaiger , Administrerende direktør i kreativt digitalt markedsføringsbyrå Online optimisme . I stedet anbefaler Zaiger å heve datamaskinen slik at den er litt over øyehøyde for å gjøre det enkelt for andre å se deg og holder deg ser best ut .
Gjøre: Slå av varslene dine.
Shutterstock / Alexey Boldin
betydningen av en løve
Disse varslene som kommer inn på enhetene dine er ikke bare distraherende for deg - de distraherer for alle i videosamtalen din.
'Du trenger ikke å bli varslet om alle nyhetsoverskrifter eller nylig opplastede videoer i det øyeblikket de skjer, spesielt ikke i løpet av de bestemte arbeidsblokkene dine,' sier Watts, som bemerker at 'hver gang du ser raskt på dine sosiale medier. du mister mye produktiv tid. ”
Ikke: Vent til siste øyeblikk med å trene tekniske kinks.
Shutterstock / CLS Digital Arts
Hvis du vil at møtet skal gå som det skal, må du sørge for at du har testet programvaren din - inkludert video- og lydinnstillingene - før du starter samtalen.
'Å starte møtet og deretter innse at lyden er hakkete eller at videoen er ødelagt, fører til forsinkelser,' sier Reuben Yonatan , Administrerende direktør for GetVoIP , som advarer om at dette til og med kan koste deg virksomhet hvis det får kundene til å se deg som ineffektiv. For å sikre at alt er i riktig rekkefølge, anbefaler Yonatan å gjøre en tørr løp med en venn som kan gi deg tilbakemelding.
Gjøre: Bygg litt nedetid mellom samtaler.
Shutterstock / Roman Samborskyi
Selv om du har back-to-back-møter, kan det å gjøre bare noen få minutter nedetid mellom dem gjøre hele forskjellen i hvor effektiv du er i hver enkelt.
'Etter samtaler og konferanser, trenger du noen minutter for å få tak i oppfølgings-e-poster eller tekster, organisere eventuelle notater du tok under møtet, og skifte utstyr mentalt til neste oppgave,' sier Watts og bemerker at mangel på prep tid mellom samtaler kan øke risikoen for distraksjon.
Ikke: Snakk for fort.
Shutterstock / fizkes
Ikke la din vanlige tale på ett minutt gjøre det vanskelig for kollegene dine å forstå poenget du prøver å komme over.
'Ikke snakk for fort slik at de som lytter (og ser) har problemer med å forstå deg,' sier Deborah Sweeney , Administrerende direktør for MyCorporation . Hvis du trenger å ta deg en pause, anbefaler Sweeney å smile til kameraet i stedet for å bruke ord som 'um' eller 'øh', noe som kan få deg til å være uforberedt.
Gjøre: Vær oppmerksom på andres kroppsspråk.
Shutterstock / Fokus og uskarphet
Å ha for mange mennesker snakker på en gang kan bli en uforståelig kakofoni på et øyeblikk. Hvis du vil unngå overlappende tale, må du sørge for at du leser møtedeltakernes kroppsspråk for å få ledetråder for når det er trygt å snakke.
'De vanlige tegnene å se etter er nikkende hoder eller munn som begynner å åpne seg,' sier Julian Jost , Administrerende direktør og medstifter av Mellomrom .
Ikke: Hold unødvendige faner åpne.
Shutterstock / Friends Stock
Hvis du vil holde tankene dine fokuserte på oppgaven som er tilgjengelig - og unngå potensiell forlegenhet - må du sørge for at alle unødvendige faner er stengt eller minimert under møtet.
'Du vil ikke bli tatt på vakt når noen spør:' Kan du dele skjermen og vise oss? '' Sier Shayne Sherman , Administrerende direktør for TechLoris , som bemerker at det å ha for mange faner åpne samtidig kan til og med påvirke kvaliteten på samtalen din.
Gjøre: Bruk hodetelefonene.
Shutterstock / fizkes
Kollegene dine vil høre på deg - ikke lyden av barna dine som leker, hunden din bjeffer eller ambulansen som går utenfor.
'De fleste bærbare mikrofoner er veldig dårlige, og henter hver eneste lille støy,' sier Julie Bee , president for BeeSmart sosiale medier . 'Øreplugg og hodetelefoner holder bakgrunnsstøyen til et minimum og tar tak i det du sier.'
Ikke: Lesning.
Shutterstock / Pressmaster
Hvis du vil at deltakerne i møtet skal holde seg engasjert, kan du prøve å fremme en dialog i stedet for å holde en tale.
'Våre oppmerksomhetsspenn er enda kortere i disse dager, så i stedet for å sitte foran en datamaskin og snakke med de som er på samtalen, engasjer folk i samtaler,' anbefaler Bee, som sier at denne vanen også holder folk engasjerte og oppmerksomme på samtalen. .
Gjøre: Bruk demp- og video av-knappene.
Shutterstock / Sarach Naetimaetee
Du trenger ikke å ha mikrofonen eller kameraet på under hvert møte hvis du ikke har blitt spesifikt bedt om det.
“Hvis du ikke snakker, demp deg selv. Hvis du trenger å bevege deg mye, eller stå opp og ta en pause fra møtet ... så skjul videoen din og demp deg selv, ”foreslår Bee.
Ikke: Stol utelukkende på WiFi.
Shutterstock / Olivier Le Moal
søte sitater å si til en fyr du liker
Hvis du har en reserveplan i tilfelle WiFi-enheten din kutter ut, betyr det at du ikke går glipp av en eneste viktig detalj.
'Ingenting slår den bunnsolide nettverksytelsen til en Ethernet-kabel fra eldre skole,' sier Jovan Milenkovic , medstifter av CommandTech . Selv om mange bærbare datamaskiner ikke lenger har Ethernet-porter, bemerker Milenovic at CAT5 til USB-adaptere er rimelige og lett tilgjengelige for å gjøre det mulig å plugge inn.
Gjøre: Sett opp automatisk opptak.
Shutterstock / Olivier Le Moal
I stedet for febrilsk å prøve å ta notater under møtet, kan du sette opp automatisk opptak slik at du kan nyte en ordentlig logg over alt som skjedde etterpå.
'Zoom lar deg automatisk ta opp samtaler, og dette kan være uvurderlig for å ta opp tilbakemeldinger fra klienter eller team på et prosjekt,' sier Dusti Arab , forretningsstrateg med The Reinvention Co. .
Ikke: La andre internettaktiverte enheter kjøre.
Shutterstock / David Herraez Calzada
Hvis du slår av andre Internett-aktiverte enheter rundt hjemmet ditt før du starter møtet, kan det hjelpe deg med å begrense forsinkelser i forbindelsen og holde videokonferansesamtalene i orden.
'Selv den beste internettpakken vil ikke garantere at internett på hjemmet ditt kan opprettholde lange forretningsmøter over videokonferanse,' sier Milenkovic, som anbefaler å be romkamerater og familiemedlemmer om å sette spill og nedlasting på vent så lenge det er mulig.
Gjøre: Bruk chat-funksjonen.
Shutterstock / Rawpixel.com
Det er en enkel løsning hvis du vil unngå at alle snakker over hverandre når det er spørsmål og svar på slutten av et møte.
'Bruk chatfunksjonen til å si at du først har et spørsmål eller et utsagn i stedet for bare å blurt det ut,' foreslår Matthew Ross , medstifter og COO av The Slumber Yard .
Ikke: Bruk svette.
Shutterstock / fizkes
Behandle dine virtuelle kolleger med samme respekt som du behandler dem personlig, og sørg for at du ser på delen for møtet ditt.
'Prøv å unngå alt for lyst og alt med for mange mønstre,' antyder Kyle Turk , VP for markedsføring hos Keynote Search . Turk legger til at selv om du tror at dine kolleger bare vil se deg fra skuldrene og opp, er det alltid en god ide å ha på arbeidsbaserte bunner i tilfelle du må stå opp eller bevege deg.
Gjøre: Ha en reserveplan.
Shutterstock / Monkey Business Images
Ha all relevant påloggingsinformasjon for møtet ditt tilgjengelig, og du vil ikke gå glipp av noe hvis forbindelsen din henger.
'Forsikre deg om at du har et telefonnummer eller en reserveplan i tilfelle den ikke kobles på nettet som planlagt,' foreslår Paige Arnof-Fenn , grunnlegger og administrerende direktør i det globale strategiske markedsføringsfirmaet Mavens & Moguls .
Ikke: Bruk tastaturet.
Shutterstock / Jacob Lund
Hvis du vil ta notater under møtet, må du ha en notatbok praktisk i stedet for å trykke bort på tastaturet.
'Enten du tar notater eller svarer på e-post eller teamchatter, er lyden av skrivingen din forstyrrende,' sier Mark Strassman , SVP og GM i UCC kl LogMeIn . Hvis håndskrevne notater ikke virker som et tilstrekkelig alternativ, foreslår Strassman å bruke den innebygde transkripsjonstjenesten som er tilgjengelig på de fleste videokonferanseplattformer.
Gjøre: Aktiver hurtigtaster.
Shutterstock / Clear
I stedet for å fomle rundt for å finne mikrofontilgangsknappen, aktiverer du hurtigtaster før møtet ditt, slik at du enkelt kan ringe inn når det er nødvendig.
'Aktivering av trykk og snakk vil sikre at du ikke er årsaken til hvit støy, ekko og bakgrunnsstøy i et gruppeanropsmiljø,' sier Keenan Beavis , grunnlegger av Longhouse Media , som bemerker at denne funksjonaliteten er tilgjengelig på plattformer som Zoom, Skype og Discord.
Ikke: Glem å logge av.
Shutterstock / shurkin_son
Før du bytter tilbake til svetten din, vil du ta et avgjørende siste trinn: avslutte samtalen.
'[Ikke] la vakta være nede før du logger av - mikrofonen / høyttaleren kan fremdeles være live!' advarer Arnof-Fenn.
