Når det gjelder e-post, tror du kanskje at du vet alt det er å vite. Tross alt sender og mottar de fleste av oss i gjennomsnitt 121 e-poster per dag , ifølge teknisk markedsundersøkelsesfirma Radicati-gruppen . Men selv om du sannsynligvis bruker en betydelig del av hver dag på å slite i innboksen din, kan du likevel sannsynligvis lære noe eller to. Egentlig er det massevis av e-postetikettregler som regelmessig slipper unna deg og mange andre mennesker i kontaktlisten din. Vil du være sikker på at du blir høflig elektronisk? Her er de 17 gyldne reglene for e-post du sannsynligvis ikke visste, men trenger å vite.
1 Svar i det øyeblikket du får en e-post, selv om du trenger mer tid.
Shutterstock
Ingen setter pris på å motta svar på e-post uker etter at de sendte den. Faktisk en 2018-undersøkelse utført av konsulentfirma Toister ytelsesløsninger avslørte at 41 prosent av menneskene forventet e-postrespons fra sine kolleger på under en time. (Begynn å utarbeide unnskyldningsnotater til regnskapsavdelingen din nå!)
Selvfølgelig krever noen e-postresponser deg å tygge over tankene dine og utarbeide en målt melding. I slike tilfeller er løsningen enkel: Svar på få minutter for å fortelle avsenderen at du mottok meldingen, men trenger litt mer tid på å ordne opp ting. På den måten vet de at du har tatt e-posten deres i betraktning og ikke bare ignorerer dem.
2 Bruk 'Svar på alle' med forsiktighet.
Shutterstock
Det er en avgjørende forskjell mellom alternativene 'Svar' og 'Svar alle'. Og likevel, mange e-postbrukere vet dessverre ikke det. Hvis du er en av dem, må du vite at når du velger sistnevnte, mottar hver mottaker som var CC på den opprinnelige meldingen ditt svar - og oftere enn ikke, trenger du ikke å oversvømme alles innbokser.
Disse unødvendige massemeldingene er en slik svøpe, det er et daglig taleuttrykk for å beskrive dem: ' Svar Allpocalypse . ' Så neste gang du svarer på en masse-e-post, bør du vurdere hvem som virkelig trenger å lese svaret ditt: hele selskapet eller bare den opprinnelige avsenderen?
3 Hvis du vil ha svar fra noen, ikke CC dem.
Shutterstock / Jacob Lund
Når du kopierer noen på en e-post - noe som betyr at du 'kopierer' dem, indikerer det vanligvis at du vil holde dem innlemmet i samtalen, men ikke nødvendigvis leter etter svar fra dem. Og som treningsprofessor Dannielle Walz advarer, misbruk av CC-alternativet kan føre til kommunikasjonsproblemer.
'Ved å CC-kollegene dine i mange e-poster, kan de begynne å slutte å se e-postene dine som viktige, og kan plassere dem direkte i en' referansemappe 'eller' lese senere mappe, 'skrev hun i en LinkedIn post. 'Dette kan føre til at viktig informasjon blir savnet i fremtiden.'
Så hvis du forventer svar fra noen, setter du e-postadressen deres i 'Til' -feltet, og bruker 'CC' -funksjonen sparsomt.
4 Forstå når og når du ikke skal bruke BCC.
Shutterstock
BCC-feltet er enda mer komplisert, og unngår stadig selv de mest erfarne e-postbrukerne. Men la oss bryte det ned: BCC står for 'blind karbonkopi', så selv om det ligner på CC-ing, viser BCC-ing ikke personens e-post til andre mottakere, noe som betyr at ingen andre i kjeden vil se at du inkluderte dem.
Så når er det greit å bruke BCC? Hillel Full av Inc. magasinet sier at det er strengt tatt for masse-e-post eller når noen introduserer deg via e-post til noen andre.
'I alle andre tilfeller, når du sender e-post til noen og BCC til noen andre, er du uærlig - liker det eller ikke,' bemerker Fuld. 'Du sender en e-post til Person X og lar Person Y avlytte samtalen din uten at de vet det. Person X aner ikke at noen andre leser denne e-posten, mens du i virkeligheten også sendte den i hemmelighet.
5 Bruk utropstegn sparsomt.
Shutterstock
Det er lett å kaste et utropstegn i e-postene dine her og der, men prøv å ikke lage et vane av det. Selv om de historisk sett er brukt til å indikere spenning, kan utropstegn i en e-post lett forveksles med phoniness eller passiv aggressivitet.
jeg fortsetter å finne dimes
'Bruk av unødvendig utropstegn i [en] e-post kan lett ødelegge den underliggende betydningen av teksten din,' Anna Verasai forklarer videre HR Digest . 'Bruk den bare når du trenger å understreke noe som er viktig. Tenk på hvordan leseren din kan tolke meldingen når de leser den. '
6 Vær forsiktig når du bruker humor.
Shutterstock
Alle elsker a god spøk nå og da, men fordi tonen kan misforstås når den ikke tilsvarer personlig, er det best å la vitsene være utenfor e-postene dine. 'Reserver humoren til en telefonsamtale eller personlig,' professor i forretningsskriving, David Silverman , skrev i Harvard Business Review . 'På den måten, når det er forbløffet stillhet i den andre enden av linjen eller på den andre siden av konferansebordet, kunne jeg si,' Jeg tror du kanskje ikke skjønner hvor morsom jeg anser meg for å være, og gitt det, jeg tror jeg vil stoppe nå. ''
Men seriøst: En sentral 2005-studie publisert i Journal of Personality and Social Psychology avslørte at mens avsendere spådde at mottakerne deres kunne nøyaktig dechiffrere tonen 80 prosent av tiden, var mottakerne faktisk bare i stand til å lese nøyaktig 56 prosent av tiden.
7 Hopp over slangen.
Shutterstock
Med økningen av direktemeldinger, forkortet skjemaer av engelske språk har blitt mer brukt - som 'u' for 'deg' eller 'vil' i stedet for 'vil.' Men akkurat som humor ikke ofte holder seg når det gjelder e-post, slang er en lignende no-go. I følge en OnePoll 37 prosent av menneskene mente slangbruk på arbeidsplassen var uakseptabelt, og 55 prosent sa at 'hopp over' lol når det gjelder e-post til sjefen din.
8 Vær oppmerksom på emnelinjen.
Shutterstock
Emnelinjer er enkle, men nødvendige. Og siden de fleste e-postmeldinger blir lest videre mobile enheter —55 prosent, ifølge e-postleveringsselskapet Retursti —Det er viktig å spikre dem. Korte, konsise og direkte emnelinjer er best. Formålet med e-posten din skal være tydelig angitt, og du bør begrense den til fem eller færre ord, fordi mobile enheter kutter av ord etter det.
9 Inkluder en signatur.
Shutterstock
Har du noen gang fått en e-post fra noen og lurt på: 'Hvem er dette? fra ? ' Selv om avsenderens adresse kan gi deg noen ledetråder til hvem de er, er det noen ganger ikke nok. En signatur på slutten av e-posten din kan umiddelbart informere mottakeren om hvem du er, hva du gjør, og hvordan de kan kontakte deg videre.
Folkene på integrert markedsføringsbyrå Ocreative si at å ha en e-post signaturboks er 'som å gi en person et visittkort hver gang du sender en e-post.' Hvis du ikke har en ennå, kan du legge til en signatur som inkluderer ditt fulle navn, posisjon, telefonnummer, e-post, nettsted og en bedriftslogo.
10 Husk å KYSSE (hold det kort og enkelt).
Shutterstock
KISS-metoden er noe de fleste av oss ble undervist i på grunnskolen, men det betyr ikke at det er mindre nødvendig senere i livet. Boomerang , en app for produktivitet på e-post, undersøkte nøkkelmetodene for å få flere e-postsvar. Deres største takeaway? Det er best å skrive som om du er åtte år gammel.
Forskningen deres viste at e-postmeldinger som ble skrevet på et lesningsnivå i tredje klasse, var 36 prosent mer sannsynlig å bli svart på enn de som ble skrevet på et høyskolenes lesenivå.
11 Vær oppmerksom på vedleggene.
Shutterstock
Vedlegg er noen ganger en nødvendig del av e-postprosessen, men du bør vite godt hvordan du bruker dem før du legger ved med forlatelse. I lange e-postkjeder kan de noen ganger gå ubemerket eller oversett, og uventede vedlegg pleier også å være uåpnet fordi mottakere er skeptiske til elektroniske virus.
Den beste løsningen er å kalle ut vedleggene i e-posten din. Grammatisk sier at den beste måten å varsle mottakeren om vedlegg er å inkludere en melding på slutten av e-posten din som sier noe i retning av 'Jeg har lagt ved [element]' eller 'Vennligst se vedlagte [element] for mer informasjon . '
12 Standardiser skrifttypen.
Shutterstock
Mens det å leke med skriftstiler og farger kan være morsomt, er det ikke noe sted for lyse rosa Comic Sans i den profesjonelle verdenen. Som det viser seg er skriftbruken ekstremt viktig når det gjelder digital kommunikasjon, ifølge Colin Wheildon , forfatter av Type og layout: Kommuniserer du eller lager du bare pene former? 'Det er mulig å blåse bort tre fjerdedeler av leserne våre ganske enkelt ved å velge feil type,' sa han Amerikanske forfattere og kunstnere .
Så hvilke skrifter bør du holde deg til når det gjelder e-post? MageMail anbefaler Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS eller Arial.
13 Korrekturles alt.
Shutterstock
Når du skriver en e-post, er sjansen stor for at du tross alt kommer til å gjøre en feil, du er bare menneske. Imidlertid blir feil ikke ofte sett forbi når det gjelder arbeids-e-post. I en Grammatisk avstemning av nesten 2000 respondenter sa 67 prosent at det var det ikke greit å lage skrivefeil i e-post, mens bare 6 prosent mente det var en akseptabel feil.
14 Skriv inn e-postadressen sist.
Shutterstock
tidenes beste mysteriefilm
Den enkleste måten å forsikre deg om at du ikke sender en e-post før den er klar, eller før den er ryddet for feilfeil? Vent til alt er i toppform før du skriver inn mottakerens e-postadresse. Som du vet, å lage e-postfeil er en av de enkleste måtene å gjøre feil inntrykk.
'Det er ikke bare profesjonalitet som er problemet,' Karen Kessler , fortalte president i Evergreen Partners Forbes . 'Det som står på spill er omdømmet til den ansatte og selskapet eller organisasjonen. Vi har sett at dårlige e-postbeslutninger fører til negative konsekvenser for arbeidstakeren - oppsigelse - og for organisasjonen også - søksmål. '
15 Og tredoble sjekk mottakerens navn.
Shutterstock
En stor feil du bør unngå er å stave mottakerens navn galt, så sørg for å tredoble det før du trykker på send. Mange folk se loven av skrivefeil et navn som lat og hensynsløs, spesielt når riktig stavemåte er i e-postadressen. Hva skal du gjøre hvis du ved en feiltakelse gjør den feilen? Kathryn Shanley , eier av My Red Pen Editing, sier en umiddelbar unnskyldning er nøkkelen til å opprettholde troverdigheten din.
16 For profesjonell virksomhet, bruk en profesjonell e-postadresse.
Shutterstock
Mens det er greit å bruke en personlig e-postadresse når du korresponderer med venner eller familie, må du holde den utenfor det profesjonelle forretningsområdet. Dette er spesielt viktig i en forbruker-selger situasjon. Et 2016 Gå pappa undersøkelse av 1000 amerikanere avslørte at 75 prosent mener at det å ha en profesjonell e-post er en viktig faktor for å stole på en online virksomhet, og 33 prosent ville tvile på legitimiteten til en selger hvis de brukte en personlig e-postadresse.
'Du glemmer aldri et førsteinntrykk, verken i det virkelige liv eller på nettet,' GoDaddys produktansvarlige, Steven Aldrich , sa i en uttalelse . `` Ofte foregår din første direkte interaksjon med en kunde via e-post, og det er veldig viktig å være profesjonell i denne sammenhengen. ''
17 Husk at alt kan deles.
Shutterstock
Enten det er gjennom videresending, BCC-ing eller bare å blinke telefonen i andres ansikt, er det viktig å huske at alt du skriver i en e-post kan sees av noen andre enn den tiltenkte mottakeren. Derfor bør all din e-kommunikasjon være profesjonell og risikofri. Tross alt kan e-post til og med være det tillatt i retten , så det er best å aldri sende noe som kan brukes mot deg senere. Og for flere måter å forbedre arbeidslivet ditt på, sjekk ut 25 Genius-triks for å jobbe smartere og ikke vanskeligere .
For å oppdage flere fantastiske hemmeligheter om å leve ditt beste liv, Klikk her å følge oss på Instagram!
